Pourquoi est-il si important de définir et piloter ses processus RH ?

Les talents constituent la plus grande richesse des entreprises. Les organisations se doivent donc de structurer leurs démarches RH, en particulier leur processus, pour assurer un bon fonctionnement. En effet, les actions & stratégies mises en œuvre par le service Ressources Humaines pour recruter de nouveaux salariés, former les collaborateurs actuels ou encore les fidéliser dans la durée doivent être clairement organisés pour servir la performance et la compétitivité globale de l’organisation.

Tour d’horizon dans cet article des principaux enjeux de la structuration & du pilotage des processus RH ! Nos experts en Ressources Humaines vous livrent quelques clés pour organiser vos processus.

Qu’entend-on par pilotage des processus RH ?

Les processus RH vont formaliser la manière de fonctionner du service des Ressources Humaines et de chaque sous-discipline RH. De nombreux processus peuvent faire l’objet de processus parmi les suivants : Le recrutement, l’intégration de nouveaux collaborateurs, la formation, l’offboarding, les évaluations, la marque employeur, la rémunération des salariés, la gestion administratives des dossiers des collaborateurs, la gestion des carrières…

Ainsi, pour chacune de ces grandes thématiques, des processus seront définis pour répondre aux questions suivantes : Quelles actions doivent être mises en place opérationnellement ? Quels acteurs vont les réaliser et qui sera responsable ? Quels sont les indicateurs de suivi liés ?

Les processus RH doivent être représentatif de la culture de l’entreprise, de ses valeurs et bien évidemment de la politique RH. Ils vont se calquer sur les objectifs fixés par le comité directionnel.

La définition de ces processus permettra aussi d’automatiser certaines tâches pour gagner du temps et ainsi se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Enfin, après les avoir formalisés, il faudra les piloter dans la durée afin d’adapter en continu la stratégie RH initialement définie pour optimiser les performances, soutenir l’évolution et l’épanouissement des collaborateurs. Le pilotage RH consistera à définir des objectifs, suivre l’avancée des tâches, formaliser les résultats au travers d’indicateurs clés de performance.

8 enjeux de la définition et du pilotage des processus RH :

Pourquoi structurer et piloter ses processus ?

1. Répondre aux besoins opérationnels de manière efficace. Piloter les processus sera une très bonne occasion pour identifier les points de blocages des actions mises en place et ainsi conduire les adaptations nécessaires.
2. Gérer efficacement sa croissance (avec les recrutements notamment)
3. Être plus efficace grâce au suivi de tableau de bord pour gérer le turn-over, piloter l’absentéisme, éviter les interruptions de service…
4. Faire le point sur les actions RH mises en œuvre et être en mesure de calculer le ROI de la stratégie RH
5. Favoriser l’engagement des collaborateurs. Avec l’amélioration des processus RH et les outils à disposition des managers de proximité, l’engagement des collaborateurs est renforcé.Aussi, avec l’effervescence de la digitalisation, l’automatisation RH n’est pas en reste. Selon une étude menée par Markess pour Horoquartz, plus d’un DRH sur 2 estime que l’automatisation des processus RH est un levier de l’engagement collaborateur et 68% la voient comme essentielle.
6. Avoir une approche financière pour maitriser ses coûts.
7. Informer l’ensemble des parties prenantes : collecter les informations pertinentes permettra de les faire remonter auprès des collaborateurs, managers ou membre du comité directionnel.
8. Être en conformité légale et juridique. Définir ses processus RH permettra de prendre en compte l’ensemble des obligations auxquelles l’organisation est soumise par la loi, notamment en termes de droit du travail, sécurité sur le lieu de travail, qualité de vie au travail, protection des données personnelles des collaborateurs… Il est fortement recommandé que les organisations aient recours à l’automatisation pour faire face à tous ces défis de conformité.

Quelques clés pour définir & piloter ses processus

Les processus RH seront cadrés au travers de 3 principales pratiques :

1. La GPEC, Gestion des Emploi & des Compétences est au cœur des processus RH et des décisions de l’entreprise. Cette pratique donne une visibilité à l’entreprise pour qu’elle dispose des bonnes compétences au bon endroit et au bon moment, afin de répondre au mieux aux objectifs stratégiques. A vous de déployer les outils liés, à savoir la fiche de poste, l’organigramme, les entretiens individuels & professionnel, la matrice de compétences ou encore la pyramide des âges pour piloter efficacement vos talents.
   La GPEC vous permettra en finalité d’optimiser de nombreux processus au sein de votre organisation comme les formations, les parcours de mobilité, la gestion anticipée des départs…
2. Les tableaux de bord sociaux : Grâce aux outils de suivi, vous allez pouvoir juger de l’efficacité de vos collaborateurs, de leur niveau de motivation, du taux de turn-over ou d’absentéisme : des chiffres clés qui vont vous donner une visibilité sur les actions à mener ou à corriger.
3. Les logiciels SIRH : Les RH ont eux aussi leur système d’information ! Celui-ci a pour objectif de gérer l’ensemble des processus RH et d’en automatiser une bonne partie.Le SIRH abordera plusieurs thématiques : gestion administrative des collaborateurs, gestion de la paie, de la présence, des talents, de la performance, de la formation et bien d’autres en fonction du logiciel choisi. Il aura pour avantage de centraliser l’information pour pouvoir ensuite la partager auprès des équipes, managers, comex

Zoom sur la digitalisation des processus RH

Alors que les membres de l’équipe RH ont de moins en moins de temps disponible, il paraît nécessaire d’optimiser au maximum la durée associée aux tâches administratives et répétitives afin qu’ils puissent se concentrer davantage sur les enjeux prioritaires : QVT, RSE, recrutement, fidélisation des salariés… Le digital est ainsi une réelle opportunité pour gagner en efficacité et se débarrasser du format papier. D’où l’adoption croissante des SIRH au sein des PME françaises.
Selon les réponses des DRH à l’enquête de l’édition Tissot, les 3 principaux processus RH à digitaliser seraient :

• La gestion de la paie
• La gestion des absences
• L’évolution du droit du travail

Et vous ? Comment pilotez-vous vos processus ?

Et si Référence DRH vous accompagnait ? Nous mettons à disposition des PME & ETI françaises des Directeurs des Ressources Humaines à Temps Partagé Augmenté pour les accompagner dans la gestion de leur ressources humaines et notamment la formalisation & le pilotage des processus RH. Nos experts sont augmentés par l’expérience et la pluri-expertise de toute une communauté. Ils peuvent également intervenir pour structurer vos Ressources Humaines, mettre en conformité votre entreprise ou obtenir un suivi opérationnel dans la durée.