Êtes-vous conforme à la réglementation congés payés? Référence DRH vous informe sur les dernières obligations en droit du travail pour assurer la conformité de votre entreprise !
Les congés payés
Le principe des congés payés
Les congés payés correspondent à des jours de repos annuels pour les salariés.
Ils constituent à la fois un droit pour le salarié, mais aussi une obligation pour l’entreprise. En effet, comme le précise l’article L3141-1 du Code du travail, « tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur ». Ainsi, tous les salariés bénéficient de congés payés, quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’intérim, etc.), le temps de travail (temps plein ou temps partiel), ou encore leur ancienneté.
Pendant leurs congés payés, les salariés ne perçoivent pas leur rémunération, mais ils ont droit à une indemnité de congés payés.
Le décompte des jours de congés payés acquis s’effectue par mois de travail effectif. Ainsi, le salarié cumule 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Le solde total ne pouvant excéder 30 jours ouvrables (article L3141-3 du Code du travail).
La question repose alors sur la définition du travail effectif. Pour rappel, la durée du travail effectif correspond au « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur, et se conforme à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. », comme le souligne l’article L3121-1 du Code du travail.
Que se passe-t-il alors en cas d’absence du salarié ? Si l’on s’en tient à cette définition, les périodes d’absence du salarié ne doivent pas être assimilés à du temps de travail effectif, le salarié n’étant pas à la disposition de l’employeur. Cependant, la loi a élargi le champ d’application de l’article L3121-1 du Code du travail sur le temps de travail effectif, en y incluant certaines périodes d’absence considérées comme tel.
Ainsi, selon l’article L3141-5 du Code du travail, les périodes d’absence qui sont considérées comme du travail effectif pour la détermination de la durée du congé sont :
- les périodes de congé payé ;
- la contrepartie obligatoire en repos des heures supplémentaires ;
- les JRTT ;
- les congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
- les congés pour événement familiaux (mariage, Pacs, naissance, décès) ;
- les congés de formation (bilan de compétence, projet de transition professionnelle, etc.)
- les périodes de suspension du contrat pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle, dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an.
Ces dernières permettent alors d’acquérir des congés payés. Mais qu’en est-il des arrêts de travail pour maladie non-professionnelle ?
Aussi, la Cour de cassation, en publiant plusieurs arrêts en la matière, le 13 septembre 2023, incite alors à une réforme législative qui soit alignée sur le droit de l’UE. En effet, même si le Code du travail a permis quelques assouplissements, notamment en assimilant certaines périodes à du temps de travail effectif (article L3141-5), les arrêts de travail pour maladie non-professionnelle en étaient exclus. Seuls ceux pour maladie professionnelle, accident de travail ou de trajet étaient inclus dans le décompte des congés payés, mais limité à une durée d’un an.
Là encore, la Cour de cassation s’est conformée au droit de l’UE. Ainsi, elle précise qu’en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, le salarié pourra continuer de cumuler des congés payés durant l’intégralité de son arrêt de travail, même si celui-ci est supérieur à un an.
Même si les dispositions du Code du travail se révèlent être non conformes aux directives de l’UE, elles n’en restent pas moins inconstitutionnelles. C’est la réponse apportée, le 15 novembre 2023, par le Conseil constitutionnel.
Cependant, une réforme législative pourrait quand même voir le jour avant la fin du premier semestre 2024 pour prendre en considération les décisions de la jurisprudence.
L’impact de cette nouvelle réglementation pour les entreprises
Mise en place des actions de régularisation
La rétroactivité des droits acquis peut avoir un impact financier non négligeable pour votre entreprise. En effet, au moment voulu, il sera nécessaire de mettre en place des actions de régularisation pour les salariés ayant été en arrêt maladie depuis le 13 septembre 2023. Le risque repose essentiellement sur le choix de la jurisprudence de demander l’application à des périodes antérieures à septembre 2023. Selon Eric Chevée, vice-président chargé des affaires sociales de la Confédération des petites et moyennes entreprises, cela représenterait un coût de 2 milliards d’euros par an.
Cependant, il est possible que la réforme législative s’en tienne aux 4 semaines de congés payés minimum garanties par la directive européenne, ce qui limiterait l’impact financier pour les entreprises. Aussi, même si la jurisprudence européenne accepte les limitations au report des congés non pris pour maladie, la Cour de justice de l’UE (CJUE) fixe cette période à 15 mois. Le législateur devra alors fixer la durée maximale du report ainsi que le délai de prescription applicable en la matière.
Comment gérer cette évolution ?
Même si l’ampleur de l’impact financier dépendra, en grande partie, des décisions prises par le législateur (durée du report et délai de prescription), vous devez, d’ores et déjà, vous préparer à cette réforme législative à venir.
Vous allez recevoir nécessairement des demandes de la part des salariés concernés sur la régularisation de leur compteur de congés payés. Vous ne pouvez pas refuser sous prétexte que la réforme législative ne soit pas encore effective. En revanche, vous pouvez attendre que les salariés concernés vous sollicitent pour effectuer la régularisation.
Sachez que le délai de prescription légale est fixé à 3 ans. En effet, les congés payés ayant un impact sur les salaires (indemnités de congés payés), l’article L3245-1 du Code du travail s’applique. Il est important alors d’estimer l’impact financier de cette réforme sur votre entreprise, en calculant le coût de ces régularisations et d’analyser ensuite les effets de ces dernières sur vos exercices comptables.
Aussi, pour la période d’acquisition des congés payés en cours, il mieux vaut d’ores et déjà régulariser la situation, et prendre en considération les nouvelles règles qui seront applicables en la matière.
Il est indispensable de pouvoir anticiper ce genre d’évolution, celle des réglementations RH au sens large. Les services RH doivent effectuer une veille permanente du droit du travail et du droit social, afin de mettre en place les actions nécessaires et de limiter les impacts sur l’entreprise
