Il est évident qu’en tant que dirigeant, entre la stratégie, le pilotage de la performance, le management de vos équipes et les autres responsabilités qui vous incombent, il peut s’avérer compliqué d’arriver à vous libérer du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée.
La capacité à déléguer est alors l’un des leviers permettant de ce recentrer sur les fonctions stratégiques du dirigeant, surtout quand l’entreprise grandit ou qu’elle est confronté à des contextes particuliers.
Savoir déléguer pour gagner du temps
Enjeu 1 : construire un organigramme adapté
Il est indispensable de construire un organigramme adapté à votre entreprise, c’est-à-dire en adéquation avec votre business modèle, la taille de votre entreprise, son implantation, etc. L’organisation qui en découle, doit également être adaptée autour des qualités et de la personnalité du dirigeant. Ainsi, il vous sera plus facile de déterminer les tâches que vous souhaitez déléguer.
Enjeu 2 : organiser le système de délégation
Pour que votre système de délégation soit efficace et qu’il vous fasse réellement gagner du temps, il est important de définir le champ de responsabilité de vos collaborateurs et les pouvoirs que vous souhaitez déléguer à chacun pour la réalisation de leurs missions.
Le saviez-vous ? :
La délégation est souvent confondue avec le principe de subsidiarité. Cette pratique repose sur le fait que la responsabilité incombe au niveau hiérarchique directement confronté à la problématique à résoudre. Les échelons supérieurs n’interviennent alors qu’à titre exceptionnel, uniquement si la résolution du problème excède les capacités du niveau évoqué. Cette pratique inventée par l’administration française, ne s’applique en réalité jamais.
Un autre principe, OADA (observer, analyser, décider, agir), couplé avec un timing imparti, a été développé par l’armée
Enjeu 3 : instaurer un management propice à la délégation
Le management, par définition, est un ensemble de techniques permettant de gérer, de contrôler et de planifier les activités de l’entreprise. Le manager est le garant de la culture d’entreprise et de la performance, il doit être en capacité de mettre en œuvre le plan d’action stratégique pour atteindre les objectifs fixés.
Vous devez alors instaurer un management qui permette de piloter et de maîtriser le système de délégation. L’objectif est d’agir et de permettre la bonne exécution des tâches.
Le management englobe plusieurs enjeux :
- savoir piloter la performance collective : concevoir et mettre en exécution la performance collective d’une équipe ;
- décliner des objectifs collectifs et individuels ;
- manager les interactions humaines pour suivre l’évolution du collaborateur, ses ressentis, sa trajectoire dans l’entreprise.
Référence DRH vous accompagne dans la capacité à déléguer
Référence DRH travail avec le dirigeant, les managers et les membres des équipes pour construire la bonne organisation, le bon modèle de délégation et la gestion des compétences pour donner de la cohérence organisationnelle. Nous sommes au service de la performance de l’entreprise, donc un accompagnement sans perdre de vue cet objectif final.
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Comment déléguer de manière efficace ?
C’est indéniable, déléguer vous fera gagner du temps, mais aussi de l’argent. Pour déléguer de manière efficace, il est indispensable de suivre quelques étapes clés :
- Identifier les tâches à déléguer, ces tâches chronophages qui vous font perdre du temps au quotidien. Associez à chacune de ces tâches, la compétence nécessaire pour la réaliser.
- Apprendre à faire confiance à vos collaborateurs.
- Analyser les compétences et les contraintes de temps de vos collaborateurs. Il est indispensable d’associer ces deux facteurs d’analyse pour que vous ayez une idée précise des tâches que vous pouvez déléguer et dans quel délai elles peuvent être réalisées. Cette analyse vous permet également de faire le point sur les compétences manquantes au sein de votre équipe et de mettre en avant les besoins de formation.
- Déterminer vos attentes et exigences en clarifiant les tâches prioritaires. Pour être sûre que les tâches à forte valeur ajoutée soient réalisées en priorité, associer les aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise. Vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet pour avoir une vision globale sur les tâches à accomplir.
- Accompagner votre collaborateur et s’assurer qu’il possède l’ensemble des éléments nécessaires à la réalisation de la tâche confiée (le mode d’emploi, l’échéance, le contexte, les documents, les outils, les objectifs, les résultats attendus, etc.). Il est primordial de prendre le temps de le guider et de répondre à toutes ses questions.
- Assurer un suivi régulier en mettant en place des entretiens individuels par exemple, afin d’échanger sur l’état d’avancement de la tâche confiée, de répondre à d’éventuelles questions et de faire des réajustement si nécessaire. Portez de l’attention à votre collaborateur, faites lui des retours sur son travail et recueillez son propre feedback, afin d’améliorer votre capacité à déléguer. La clé d’une délégation efficace passe par une bonne communication.
Quels sont les avantages de la délégation ?
Déléguer permet de :
- gagner du temps ;
- responsabiliser vos équipes : déléguer est un gage de confiance envers vos collaborateurs ;
- encourager la prise d’initiative : permettre à vos collaborateurs de devenir plus autonome ;
- stimuler la motivation et l’implication de vos équipes.
Quelles sont les tâches qui peuvent être déléguées ?
Pour identifier les tâches que vous pouvez déléguer, il est nécessaire en amont de vous poser les bonnes questions :
- S’agit-il d’une tâche récurrente ?
- Cette tâche, est-elle davantage en phase avec les priorités d’un autre membre de l’équipe ?
- Cette tâche, permettrait-elle à l’un de vos collaborateurs de monter en compétence ?
- Disposez-vous du le temps nécessaire pour déléguer efficacement cette tâche (accompagner, former si nécessaire, répondre aux questions et vérifier le travail réalisé)?
- Est-ce une tâche à forte valeur ajoutée, que vous devriez personnellement prendre en charge ?